El confinamiento ha provocado que, prácticamente a diario, tengamos que realizar alguna videoconferencia o videocall. Si esto ya ocurre entre compañeros de trabajo, en puestos comerciales se acentúa más.

Los comerciales, quienes solían trabajar todo el día “en la calle”, ahora se las tienen que apañar en dar una buena impresión online. Con todas las dificultades que ello conlleva.

A continuación, pensando en todos los comerciales que han tenido que volcarse en las reuniones online, hemos desarrollado una serie de recomendaciones que sirvan de “check-list” antes de comenzar una conferencia virtual.

Elige la plataforma que se adapte a tu objetivo en la videollamada

La diferencia básica en este punto inicial es: ¿Quieres usar la videollamada para vender o para hablar con tu equipo o con algún proveedor?

Es posible que tu empresa ya tenga su propia plataforma de reunión online. O quizás tengas que escoger alguna a tu gusto. Opciones hay miles: Clickmeeting, Zoom, Teams o Google Meets. Sea como sea, asegúrate que tu interlocutor conoce la herramienta que vais a utilizar, que se sienta cómodo con ella.

Es importante que ambos probéis el enlace o el acceso a la plataforma antes de la reunión, para evitar errores durante el espacio que os habéis reservado para la reunión.

Y, por último, aunque tengas todo preparado, piensa un plan B. Puede ser desde una videoconferencia de WhatsApp o llamar por Skype.

Consejo:
Las videocalls distraen mucho más que una reunión presencial. En cierta forma, te ves obligado a mirar más al interlocutor para que vea que estás poniendo toda tu atención en él. Por ello, una buena ayuda es grabar la reunión.

¿Y si el cliente prefiere una llamada por voz?

Si tu cliente no quiere una videoconferencia, puedes proponerle una teleconferencia. Simplemente, abre una línea específica para ello y facilítasela a tu interlocutor. De esta forma, el día de la reunión podrá conectar directamente contigo, de forma inmediata, asegurando una buena calidad de sonido.

Piensa que muchas personas están trabajando en homeoffice en pijama o en ropa poco formal. Un punto a favor para tí es preguntar previamente si desean una videollamada o una llamada de voz. Seguramente cojas un atajo y hagas que tu cliente se sienta más cómodo desde tu principio. Ya hemos escuchado muchas veces la excusa de “es que la cámara no me funciona”.

Consejo:
Si no cuentas con aplicaciones o soluciones corporativas de conferencias telefónicas, puedes utilizar algún software gratuito de internet. Nosotros te recomendamos Join Me, Globafy o FreeConferenceCall.

Requisitos técnicos: El dispositivo con el que os contactáis SI importa

Quizá el aspecto decisivo del éxito (técnico) de una reunión virtual sea el dispositivo por el que nos conectamos. La mayoría de los errores en las videoconferencias se podrían solventar si, previamente, se hubieran asegurado unos mínimos técnicos.

Por ejemplo, la mayoría de las plataformas de conferencias online dan errores con los usuarios que se conectan desde el navegador Internet Explorer. Es 100% recomendable usar navegadores como Chrome Chrome Google Chromeo Firefox para ello.

Comprueba los requisitos técnicos para el buen transcurso de la reunión y compárteselos a tu cliente.

Consejo:
Si os tenéis que descargar una aplicación para utilizar la plataforma de reunión virtual, aseguraos que los dispositivos del cliente pueden instalarla.

La invitación a la videoconferencia: temas a tener en cuenta

Si ya tienes todo lo anterior definido, ahora toca ponerse manos a la obra.

¿Cómo configurar la invitación?

La plataforma que utilices para la videoconferencia te facilitará un enlace de acceso. Ten en cuenta que muchas plataformas tienen varios “modos” de reunión y deberás escoger el adecuado.

Por ejemplo, Zoom, Clickmeeting o GoToMeeting tienen opciones de discusión (en que todos pueden hablar) o de webinar (sólo uno o unos pocos pueden hablar y el resto están silenciados).

Una vez elegido el modo de reunión, añade la fecha y hora en la que habéis quedado teniendo en cuenta las franjas horarias de todos los participantes.

Envío de invitación

Muchas herramientas hacen un envío automático de la invitación a todos los participantes. Pero otras no, o no envían los pasos para unirse a la videoconferencia. Asegúrate de que el email que reciben es completo o, en su defecto, envíales uno donde se explique cómo encontrarse contigo el día de la reunión.

Consejo:
Es muy recomendable que la invitación incluya la opción de incluir el evento en el calendario.

Momentos previos: Prepara la videocall para que sea un ÉXITO

El día de la reunión, conéctate veinte minutos antes a la conferencia virtual. Comprueba que todo lo que necesites para tu reunión funciona: que tu audio y voz funcionan y que puedes compartir tus documentos o tu presentación.

Para ello, sigue las 4 reglas de oro del buen videocaller:

• Verifica que tienes el rol de administrador.
• Confirma que tu audio y vídeo funciona correctamente con la herramienta de ajustes de la plataforma.
• Abre los documentos que deseas compartir y prepáralos.
• Cierra todo lo que esté en el ordenador que no quieras que se vea o que no sea estrictamente laboral. Si vas a compartir la pantalla, por error podrían ver cualquier cosa que tengas abierto.

Consejo:

Suele ser recomendable que utilices auriculares con micrófono incorporado. Suele oírse mejor la voz y te aseguras que el audio saliendo por los altavoces de tu ordenador no reverbera o hace ecos a los demás participantes.

Da la bienvenida a los asistentes

Una vez llegada la hora, se irán uniendo los asistentes a la reunión virtual. Es recomendable, que escribas un mensaje de bienvenida en el chat de la plataforma. De esta forma, podrás darles indicaciones en el caso de que no les funcione el audio.

Y, por supuesto, si quieres grabar la presentación, asegúrate de que has dado la orden antes de empezar.

Consejo:
Suele ser interesante tener el chat siempre habilitado. No todos se sienten cómodos interrumpiendo una reunión para hacer preguntas.

Si falla algo, que no cunda el pánico

Es posible que, aunque hayas hecho todo lo posible por tu parte para que salga bien, puedan ocurrir todo tipo de errores técnicos. Es importante que, si eso ocurre, no nos pongamos nerviosos. Bromea sobre los “problemas del directo” y retoma la conversación lo antes posible.

Y, si ves que se alarga mucho, emplázales para retomar la reunión en otro momento para no perder tiempo.